Met een goede administratie heeft u inzicht in de financiële positie van uw bedrijf. En als u gebruik wil maken van fiscale voordelen moet u aan het urencriterium voldoen. U kunt de werkzaamheden voor uw administratie zelf doen, maar ook uitbesteden. Lees op deze pagina 5 stappen die u helpen bij het onderhouden van uw administratie.
Alle gegevens over uw bedrijf op papier of in digitale vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:
U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. U kunt met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen. Wat u in ieder geval 7 jaar moet bewaren:
Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren. Onroerende zaken zijn bijvoorbeeld uw bedrijfspand, opslag en grond. Als u u goederen of diensten verkoopt in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én u heeft gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop) is de bewaartermijn ook 10 jaar.
U kunt afspreken met de Belastingdienst in welke vorm u uw administratie bewaart (digitaal of op papier). En hoe gedetailleerd (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa). Deze afspraken legt de Belastingdienst schriftelijk vast.
U kunt uw administratie ook bijhouden via een online boekhoudprogramma. In deze animatie leert u over de mogelijkheden en voordelen van een online boekhoudprogramma:
Een urenadministratie bijhouden is niet verplicht. Maar als u in aanmerking wilt komen voor fiscale voordelen, dan moet u dit kunnen bewijzen aan de Belastingdienst. Bijvoorbeeld voor de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. U moet dan aan de Belastingdienst kunnen aantonen dat u aan het urencriterium voldoet:
U kunt zelf uw administratie beheren, of uitbesteden aan een boekhouder of accountant.
Een accountant werkt meestal voor grote(re) bedrijven, maar ook voor kleinere mkb bedrijven en zzp’ers. Een accountant is verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten en valt onder het tuchtrecht. U bent verplicht om te kiezen voor een accountant als u meer dan 50 werknemers heeft, € 12 miljoen omzet en € 6 miljoen balanstotaal.
De MKB bedrijven en ZZP-ers die niet in deze groep vallen, kunnen kiezen voor een administratiekantoor. Deze vrije beroepsgroep kent 2 soorten kantoren:
Deze kantoren hebben een verplichte aansprakelijkheidverzekering, voldoen aan opleidingseisen, hebben een leerplicht en leverings- en betalingsvoorwaarden. Zij helpen ondernemers bij de bedrijfsadministratie en geven ook advies.
Deze kantoren zijn niet verplicht om een aansprakelijkheidverzekering af te sluiten en bepalen zelf of ze alleen helpen bij de bedrijfsadministratie of ook advies geven.
Bekijk de KVK-video ‘Ondernemer aan het woord over zijn administratie’.
Mede mogelijk gemaakt door Samenwerkingsverband Ondernemersplein
