Lees hier waaraan uw facturen moeten voldoen, hoe het zit met de factuur bewaartermijn en elektronisch factureren.
U moet een factuur (rekening) sturen als u goederen of diensten levert aan:
Uw factuur moeten aan een aantal wettelijke eisen voor facturen voldoen. Op een factuur staat onder meer:
U moet uw facturen opeenvolgend (in een reeks) nummeren. Facturen die niet goed genummerd zijn, moet u herstellen. Uw klant heeft anders geen recht op aftrek van btw.
Voor sommige ondernemers gelden aangepaste factuureisen. Bijvoorbeeld voor ondernemers in het openbaar vervoer, taxivervoer en in de horeca. Ook hoeft u niet altijd btw op uw factuur te zetten. Bijvoorbeeld als u geen btw hoeft te berekenen aan uw klanten (u bent vrijgesteld van btw) of u doet mee aan de kleineondernemersregeling (KOR).
Is het bedrag van de factuur niet hoger dan € 100 (inclusief btw)? Of stuurt u een factuur die de oorspronkelijke factuur wijzigt (creditfactuur)? Dan mag u een vereenvoudigde factuur sturen.
U moet uw factuur uiterlijk sturen op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin u heeft geleverd. Daarna moet uw klant binnen de betalingstermijn de factuur betalen.
Stuurt u geen factuur, dan kan die verjaren. De klant hoeft dan vaak niet meer te betalen. Een factuur verjaart:
U kunt de verjaringstermijn verlengen door de klant een (aangetekende) brief te sturen. De verjaringstermijn begint dan opnieuw. Dat heet stuiten.
Uw facturen zijn onderdeel van uw administratie. U bent wettelijk verplicht om uw administratie een bepaalde tijd te bewaren. U bewaart uw facturen 7 jaar. Facturen over onroerende goederen bewaart u 10 jaar. Onroerende goederen zijn bijvoorbeeld grond en gebouwen.
U mag facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren. Deze moeten dan wel de juiste en volledige weergaven van het origineel zijn.
U kunt uw factuur op papier sturen, maar u kunt ook elektronisch of digitaal factureren. Elektronische en digitale facturen moeten aan dezelfde wettelijke eisen voldoen als een papieren factuur.
Een elektronische factuur (e-factuur) stuurt u vanuit uw geautomatiseerde systeem naar het systeem van uw klant. Hiermee moet de klant wel akkoord gaan. Hij is niet verplicht om een e-factuur te accepteren. Elektronisch factureren mag binnen de hele Europese Unie (EU).
Stuurt u een factuur als pdf-bestand met een e-mail naar uw klant? Dat heet digitaal factureren.
Bent u leverancier van de Rijksoverheid? Dan bent u verplicht om elektronische facturen (e-facturen) aan de Rijksoverheid te sturen. Alle overheden en andere aanbestedende diensten moeten e-facturen kunnen ontvangen en verwerken.
Doet u zaken met bedrijven in andere EU-landen? Dan krijgt u naast de algemene eisen ook te maken met extra factuureisen bij goederen en diensten. Ook stellen EU-landen eisen aan elektronische facturen.
Mede mogelijk gemaakt door Samenwerkingsverband Ondernemersplein