Grote bedrijven moeten vanaf 2027 verslag doen van hun duurzaamheidsbeleid, doelstellingen en resultaten. Andere bedrijven kunnen ervoor kiezen om vrijwillig verslag te doen. Dit stappenplan helpt bij het voorbereiden van een duurzaamheidsverslag.
Check welke MVO-wetten nog meer belangrijk zijn voor uw bedrijf
Er zijn 2 soorten ESRS-standaarden:
Voor bedrijven die niet onder de CSRD vallen, is de vrijwillige VSME-standaard ontwikkeld. Deze standaard helpt mkb-bedrijven om op een eenvoudige en gestructureerde manier duurzaamheidsinformatie te delen met klanten, financiers en andere ketenpartners. De standaard wordt nog verder uitgewerkt.
U moet van veel onderwerpen verslag doen. Denk aan:
Zet op een rij welke gegevens u al heeft over (duurzame) bedrijfsvoering. Maak daarbij gebruik van bestaande processen, zoals de financiële administratie en interne controle. Deze kunnen u helpen om dezelfde processen in te richten voor duurzaamheidsgegevens. Bekijk ook welke certificaten en (groene) keurmerken u al heeft.
Samenwerking is belangrijk. Zorg dat uw management kennis heeft over de CSRD en het belangrijk vindt. Betrek afdelingen en personen die al informatie verzamelen op ESRS-standaarden waarover u verslag moet doen. Zoals:
Stel een team samen met vertegenwoordigers van elk thema. Leg vast wie waarvoor verantwoordelijk is. Betrek uw medewerkers erbij en geef ze tijd en ruimte voor het verzamelen van gegevens. Zij hebben al kennis van de processen en weten vaak waar het over gaat.
Betrek uw accountant aan het begin bij het proces. Vraag naar de verwachtingen. Laat uw account ook meekijken naar het proces van de dubbele materialiteitsanalyse (DMA) (zie stap 7). Spreek af wanneer de controle voor de DMA plaatsvindt. En welke gegevens u wilt verzamelen. Uw accountant kan controleren of die gegevens kloppen met de standaarden van de ESRS. Leg alle stappen die u doet op papier vast. Net als de keuzes die u daarbij maakt.
Door dit op tijd te doen, kunnen problemen met (de betrouwbaarheid van) gegevens vroeg worden opgemerkt. Dit voorkomt dat uw verslag op een later moment wordt afgekeurd.
Uw accountant moet het duurzaamheidsverslag uiteindelijk goedkeuren.
Doe alvast onderzoek en maak een lijst van alle thema’s die een rol spelen in uw bedrijf (longlist). En over welke ESRS-standaarden (zie stap 1) u informatie moet geven. Kijk ook in uw branche wat belangrijke duurzaamheidsthema’s zijn. Brancheorganisaties kunnen helpen met de voorbereidingen.
U kunt gebruik maken van verschillende informatie:
Stakeholders van uw bedrijf kunnen zijn:
Zorg dat u in ieder geval in gesprek gaat met personen of groepen van wie de belangen (kunnen) worden beïnvloed door de activiteiten van uw organisatie. Zoals omwonenden, werknemers of gemeenschappen.
Bespreek met uw stakeholders wat zij belangrijk vinden en wat ze verwachten van uw organisatie. En waar zij kansen en risico’s zien voor uw organisatie. Bespreek ook welke onderwerpen voor u belangrijk zijn voor de organisatie. En hoe u tot die onderwerpen bent gekomen.
De onderwerpen die u bespreekt met stakeholders haalt u uit de 12 algemene ESRS-standaarden (zie stap 1) die gelden voor alle ondernemingen. Voorbeelden zijn:
U hoeft niet alle onderwerpen (of datapunten) te bespreken. U kunt ook punten toevoegen die voor u belangrijk zijn. Zoals de betrouwbaarheid van gegevens.
U kunt gebruik maken van vragenlijsten of gesprekken voeren. Voor een compleet beeld is het goed om veel stakeholders te spreken. Bepaal voor uw bedrijf wat genoeg en haalbaar is. Beschrijf daarna in uw verslag hoe uw bedrijf rekening houdt met de belangen van stakeholders. Bijvoorbeeld in uw strategie en manier van werken.
Hier vindt u informatie en voorbeelden voor het opzetten van uw eigen stakeholderdialogen:
Een dubbele materialiteitsanalyse (DMA) is een belangrijke verplichting van de CSRD.
De onderwerpen die uit de analyse komen zijn onderwerpen die het belangrijkst zijn voor uw organisatie en stakeholders.
ESRS-richtlijnen voor een materialiteitsanalyseWebinar van de Sociaal Economische Raad (SER) over de gevolgen van dubbele materialiteit voor bedrijven
Het stappenplan van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) helpt u bij het maken van een materialiteitsanalyse.
De Autoriteit Financiële Markten (AFM) heeft 10 navigatiepunten opgesteld die u kunnen ondersteunen bij het invoeren van de dubbele materialiteitsanalyse.
In het webinar van de Sociaal Economische Raad (SER) ziet u hoe u aan de slag gaat met dubbele materialiteit voor bedrijven.
Wanneer u de dubbele materialiteitsanalyse heeft afgerond, weet u over welke onderwerpen u verslag moet doen. Onderzoek welke informatie u nodig heeft.
Begin met het verzamelen van gegevens die u kunt meten. Sluit bijvoorbeeld aan bij bestaande processen en informatiesystemen, zoals de loonadministratie of een inkoopmodel.
Er zijn 2 soorten gegevens:
Kijk wat u al toetst en wie verantwoordelijk is voor de gegevens. Bespreek hoe uw medewerkers de gegevens aanleveren.
Informeer zo snel mogelijk uw ketenpartners over de rapportageverplichting, zodat u zich samen kunt voorbereiden. Denk aan:
Vaak zitten hier de grootste risico’s en kansen voor uw bedrijf. Dat heet ketenverantwoordelijkheid. Denk na over de strategie en hoe u samen invloed wilt hebben. Bijvoorbeeld op het gebied van eerlijk loon. Bespreek ook hoe u de juiste gegevens met elkaar kunt delen.
Selecteer van welke afnemers of leveranciers u gegevens wilt verzamelen. Vraag alleen gegevens op bij de bedrijven die de meeste impact hebben. En die passen bij het onderwerp waarover u rapporteert. Zo voorkomt u extra administratieve lasten. Als u eerst zelf aan de slag gaat, kan dat veel tijd kosten.
Kijk voor meer tips en middelen over ketenverantwoordelijkheid op RVO.nl
Sommige complexe gegevens kunt u niet alleen meten. U kunt dan samenwerken met de overheid en andere partijen. Maak ook gebruik van openbare instrumenten waarmee u gegevens kunt meten. Vraag ook bij uw brancheorganisatie naar beschikbare gegevens.
Openbare instrumenten die u kunt gebruiken zijn:
Maak gebruik van dezelfde methodes als voor financiële processen en interne controle die al in de organisatie aanwezig zijn. Ga na waar de gegevens vandaan komen waarvan u verslag doet. En hoe betrouwbaar die informatie zal zijn. Dit kunt u vastleggen in een handboek. Hierin zet u bijvoorbeeld:
Zo laat u uw accountant zien hoe u de betrouwbaarheid van gegevens een plek geeft binnen uw processen en systemen. Voor gegevens van uw leveranciers kunt u eigen analyses doen. Waarbij u voor alle leveranciers de gegevens toetst op vreemde afwijkingen . Voorkom dat u misleidende duurzaamheidsclaims gebruikt. Uw duurzaamheidsclaims moeten duidelijk en controleerbaar zijn.
Bekijk dit webinar van de SER over CSRD en ESRS en betrouwbare data.
De eerste 3 jaar mag u nog gebruik maken van schattingen. Bent u nog niet (volledig) duurzaam? Of heeft u nog geen actie ondernomen? Dan kunt u in uw verslag opschrijven wat de huidige situatie is en waar u naartoe wilt groeien. Het is belangrijk dat u kunt uitleggen wat u nog niet weet.
U heeft 3 jaar de tijd om verslag te doen van de juiste informatie.
U moet het duurzaamheidsverslag laten controleren door een externe accountant. Dit kan de accountant zijn, die ook uw jaarrekening controleert. Uw accountant bekijkt bijvoorbeeld of u de juiste betrokkenen (stakeholders) heeft gekozen voor de materialiteitsanalyse. Het is dan ook verstandig om uw accountant op tijd te vragen om mee te kijken (zie stap 4).
Het duurzaamheidsverslag is onderdeel van het bestuursverslag. U moet dit bij de Kamer van Koophandel (KVK) aanleveren. U moet het ook op de website van uw bedrijf zetten.
Mede mogelijk gemaakt door Samenwerkingsverband Ondernemersplein
