Antwoorden door KVK, Belastingdienst, RVO.nl, CBS, UWV en andere overheidsorganisaties
Met een goede administratie weet u hoe het financieel met uw bedrijf gaat. En of u aan het urencriterium voldoet, bijvoorbeeld voor de zelfstandigenaftrek. U kunt uw administratie laten doen of zelf bijhouden. Op deze pagina leest u 5 stappen die u helpen bij uw administratie.
U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. U kunt met de Belastingdienst afspraken maken over korter bewaren. Wat u in ieder geval 7 jaar moet bewaren is administratie over:
debiteuren- en crediteuren: openstaande facturen van uw klanten en leveranciers
in- en verkoop: alle inkoop- en verkoopfacturen
grootboek: alle financiële transacties, zoals ontvangen betalingen
voorraad: alle voorraden en de waarde hiervan (als u goederen inkoopt en verkoopt)
kas: alle kassabonnen en kwitanties (ontvangstbewijzen) van producten die u contant gekocht of verkocht heeft
Deze gegevens moet u 10 jaar bewaren
Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren. Onroerende zaken zijn bijvoorbeeld uw bedrijfspand, opslag en grond.
Verkoopt u goederen of diensten in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen? En gebruikt u het éénloketsysteem (One Stop Shop)? Dan moet u de gegevens ook 10 jaar bewaren.
Maak afspraken over hoe u uw administratie bewaart
Spreek met de Belastingdienst af hoe u uw administratie bewaart: digitaal of op papier. En welke details hierin moeten staan (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa). Deze afspraken legt de Belastingdienst schriftelijk vast.
U kunt uw administratie ook bijhouden met een online boekhoudprogramma.
Deze video laat de mogelijkheden en voordelen zien:
Een urenadministratie bijhouden is niet verplicht. Maar als u bijvoorbeeld de zelfstandigenaftrek of startersaftrek wilt gebruiken, dan moet u wel aan de Belastingdienst bewijzen dat u aan het urencriterium voldoet:
U werkt per kalenderjaar 1.225 uur of meer aan uw bedrijf. Oók wanneer u in de loop van het jaar start of stopt met uw bedrijf.
U werkt meer uren aan uw bedrijf dan aan ander werk. Bijvoorbeeld als u ook in loondienst werkt. Was u de laatste 5 jaar één of meer jaren geen ondernemer? Dan geldt deze voorwaarde niet.
Check of u verplicht een accountant nodig heeft of niet
U bent verplicht om te kiezen voor een accountant als u meer dan 50 werknemers heeft, € 15 miljoen omzet en € 7,5 miljoen balanstotaal. Is dat bij u niet het geval? Dan kunt u de administratie zelf bijhouden, of dit laten doen door een accountant of boekhouder.
