Uw administratie bij internationale handel

Als u zakendoet in het buitenland zijn er soms extra eisen voor uw administratie. Vaak ziet uw factuur er ook anders uit.

Zakendoen met andere EU-landen

Als u goederen of diensten levert aan een ander EU-land, moet u dezelfde gegevens bijhouden als bij uw binnenlandse verkopen. Soms moet uw administratie ook voldoen aan extra eisen.

U moet in ieder geval:

• het btw-identificatienummer van uw klant controleren
• het btw-identificatienummer van uw klant in uw administratie bewaren

Houd er rekening mee dat er voor bepaalde goederen en in bijzondere situaties andere regels gelden.

Bewaar bewijzen

U moet kunnen bewijzen dat uw klanten ondernemer zijn in een ander EU-land. Bewaar daarom altijd:

• betaalbewijzen
• transportdocumenten
• correspondentie

Regels voor facturen bij zakendoen met andere EU-landen

Uw facturen moeten voldoen aan verschillende regels. U moet bijvoorbeeld de wettelijk verplichte gegevens op facturen zetten. En u moet facturen bewaren. Deze bewaartermijn hangt af van uw product of dienst.

Houd naast de normale eisen voor facturen hiermee rekening:

• Doen uw klanten btw-aangifte in andere EU-landen? Dan moeten op uw factuur de btw-identificatienummers van u en uw klant staan. Vraag het btw-identificatienummer aan uw klant en controleer het altijd.
• U factureert de levering van goederen meestal met 0% btw. Zet op de factuur: 'tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB '68' of 'artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112'. U kiest zelf in welke taal. Hiermee laat u weten dat u het 0%-tarief mag toepassen.
• Als u diensten levert, verlegt u meestal de btw naar uw afnemer. Dit moet u op de factuur zetten.

Lees meer over de extra factuureisen voor het leveren van goederen naar het buitenland. Of de extra factuureisen voor het leveren van diensten naar het buitenland.

Administratie bijhouden en bewaren

Doet u zaken binnen en buiten de EU? Houd dit dan apart bij in uw administratie. Want er zijn andere eisen voor goederen en diensten leveren binnen en buiten de EU. Bij import uit en export naar landen buiten de EU moet uw administratie voldoen aan de algemene administratieve verplichtingen en aan extra verplichtingen.

Extra verplichtingen bij import uit niet-EU-landen

Als u producten of diensten importeert uit landen buiten de EU, moet u extra bewijzen in uw administratie bewaren. Zoals:

• transportdocumenten
• betalingsbewijzen
• correspondentie
• douanedocumenten, zoals de aangifte en eventuele vergunningen
• (eventueel) de factuur van de douane-expediteur

Extra verplichtingen bij export buiten de EU

Bij export naar landen buiten de EU moet u kunnen bewijzen dat de goederen de EU uit zijn. Bewaar daarom deze documenten:

• alle douanedocumenten die u van de douane ontvangt op de plaats waar de goederen de EU verlaten
• een kopie van de vrachtbrief
• factuur van de vervoerder
• invoerbewijs van het land van bestemming
• correspondentie met uw buitenlandse klant (zoals een brief of e-mail)
• bewijs van de transportverzekering
• een kopie van de factuur die de Douane voor export heeft getekend, als u die heeft
• andere documenten die met de uitvoer te maken hebben, als u die heeft

Boot of motorrijtuig (auto) exporteren

Bij de export van een boot heeft u een extra verklaring nodig. Bij export van een motorrijtuig (zoals een auto) ontvangt u een uitvoerverklaring.

Elektronische facturen

EU-landen stellen verschillende eisen aan elektronische facturen. Doet u zaken met klanten buiten de EU? Vraag dan aan uw zakenpartner of u elektronische facturen mag versturen.

Meedoen aan CBS-onderzoek internationale handel

Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) publiceert gegevens over internationale handel in goederen. U krijgt een brief van het CBS als u hiervoor gegevens moet opsturen.

Lees meer over het CBS-onderzoek Internationale Handel in Goederen (IHG).

Webinar: Belastingen bij mijn (internationale) webshop

Heeft u een webshop? Dan krijgt u te maken met belastingen. Bekijk in onderstaand webinar waar u rekening mee moet houden.