Werken uw werknemers (deels) thuis? Dan komen daar regels en verplichtingen bij kijken. Zo geldt de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) ook voor de thuiswerkplek. En mag u uw werknemers niet zomaar controleren. Lees waar u zich aan moet houden bij thuiswerken.
Werknemers die thuiswerken werken vaak voor een deel thuis en voor een deel op kantoor of op een andere locatie. Dit heet ook wel hybride werken. Werknemers die remote werken, doen het werk altijd op afstand. Dat kan ook vanuit het buitenland zijn.
Er zijn verschillende redenen om hybride of remote te werken. Bijvoorbeeld omdat werknemers thuis productiever zijn. Of omdat ze werk en privé beter kunnen combineren. Ook lagere kantoorkosten kunnen een reden zijn om personeel vaker thuis te laten werken. U heeft dan minder kantoorruimte nodig. Lees meer over de voordelen van thuis en op kantoor werken.
Er zijn ook werknemers die volledig thuiswerken. Die werknemers doen thuis het werk dat zij normaal op kantoor of een werkplek samen met collega's zouden doen. Dit heet telewerken. Werken uw werknemers via telewerken of remote werken vanuit een ander land voor uw bedrijf? Dan kan dat gevolgen hebben voor de sociale verzekering van uw werknemers. Voor werknemers die aan de voorwaarden voldoen kunt u een uitzondering op deze Europese aanwijsregels aanvragen.
Als werkgever bent u verplicht om een risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) te doen. Zodat uw werknemers gezond en veilig kunnen werken. Neem bij de RI&E ook de risico’s van het thuiswerken mee. Thuiswerken brengt andere risico’s met zich mee dan wanneer uw werknemers op kantoor werken. Zoals de mentale belasting die werknemers kunnen ervaren door de combinatie van werk en andere verplichtingen thuis.
Thuiswerken is geen wettelijk recht. Volgens de Wet flexibel werken die er nu is, mogen uw werknemers een schriftelijke aanvraag doen om (voor een deel) thuis te werken. U moet een goede reden hebben om de aanvraag te weigeren.
Redenen om thuiswerken te weigeren zijn:
Ook zijn er voorwaarden voor werknemers die vanuit huis willen werken:
U heeft zorgplicht voor uw werknemer. Ook als uw werknemer vanuit huis werkt. Daarom gelden er arboregels bij thuiswerken. U moet bijvoorbeeld voorlichting geven. Over hoe uw werknemers veilig en gezond kunnen werken. En zorgen voor een goede en veilige thuiswerkplek. U kunt bijvoorbeeld ergonomisch verantwoorde arbeidsmiddelen aanbieden. Zoals een ergonomisch toetsenbord of een bureaustoel.
Uw werknemer is zelf ook verantwoordelijk voor een gezonde en veilige thuiswerkomgeving. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van de middelen die de werkgever aanbiedt.
Als werknemers thuiswerken, hebben zij extra kosten die zij op kantoor niet hebben. Denk aan kosten voor verwarming, water, elektriciteit. Maar ook thee, koffie en toiletpapier. U kunt deze kosten onbelast vergoeden met een thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag.
U mag uw werknemers niet zomaar controleren. Alleen onder bepaalde voorwaarden mag u werknemers die thuiswerken controleren. De controle van uw werknemers moet belangrijk zijn. Dat wil zeggen dat u uw doel niet op een andere manier kunt bereiken. Ook moet u vooraf laten weten aan werknemers dat u controleert. En hoe u controleert.
Werknemers hebben recht op privacy. U moet zich daarom altijd houden aan de privacywet. Ook moet u kunnen uitleggen waarom de controle belangrijk is. En waarom het belangrijker is dan de privacy van uw werknemers. Dit kan per situatie verschillen.
Lees meer over het controleren van werknemers bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Thuiswerken of remote werken zorgt voor extra risico’s voor de beveiliging van bedrijfsinformatie. Deze risico’s zijn anders dan wanneer uw werknemer alleen op kantoor werkt. Als uw werknemer bijvoorbeeld een eigen mobiele telefoon gebruikt voor het werk, kan dat een risico zijn. Omdat de veiligheidsinstellingen minder goed staan dan bij een telefoon van het bedrijf. Het is ook belangrijk dat uw werknemers weten dat er risico's zijn.
Het National Cyber Security Centrum (NCSC) raadt aan om extra maatregelen te nemen om bijvoorbeeld een datalek te voorkomen. Maak een duidelijk beleid. Dan weet iedereen wat wel en niet mag.
U kunt bijvoorbeeld de volgende afspraken maken:
Mede mogelijk gemaakt door Samenwerkingsverband Ondernemersplein
